Portée et engagement
La présente politique s’applique à l’application de bureau Oxy Finance pour Windows, publiée par Oxygen DW, ainsi qu’aux communications de soutien directement liées à l’application. Elle complète la politique générale de confidentialité d’Oxygen DW. En cas de différence, la présente politique prévaut pour le traitement effectué dans Oxy Finance.
Oxy Finance est conçu selon un principe de confidentialité par défaut : les renseignements financiers et personnels que l’utilisateur inscrit dans l’application demeurent sur son ordinateur, sous son contrôle. Oxygen DW ne les reçoit pas, ne les consulte pas à distance, ne les vend pas, ne les loue pas, ne les publie pas et ne les exploite pas à des fins publicitaires, de profilage ou de prospection.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Oxygen DW est responsable des renseignements personnels qu’elle détient réellement, notamment ceux qu’une personne lui transmet volontairement lors d’une demande de soutien. La fonction de Responsable de la protection des renseignements personnels est assumée par la direction d’Oxygen DW.
Coordonnées : Oxygen DW, 142, rue Berthiaume, Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec) J2Y 1E8, Canada · admin@oxygendw.com · +1 514 703-0294. Toute demande d’accès, de rectification, de retrait du consentement ou toute plainte relative à la vie privée peut être adressée à cette personne.
Renseignements traités localement
Selon les fonctions utilisées, Oxy Finance peut traiter sur l’appareil : identité et coordonnées; renseignements relatifs à une entreprise; numéros de TPS et de TVQ; noms et coordonnées de clients ou fournisseurs; comptes et soldes; revenus, dépenses, budgets, factures, paiements, abonnements et placements; catégories, notes, dates et méthodes de paiement; pièces justificatives, reçus, logos et autres fichiers joints; paramètres, préférences et sauvegardes.
Ces renseignements peuvent être sensibles puisqu’ils décrivent une situation financière ou concernent des tiers. Ils sont saisis, importés, modifiés et supprimés à l’initiative de l’utilisateur afin de fournir les fonctions attendues de gestion financière. L’utilisateur doit éviter d’inscrire un renseignement qui n’est pas nécessaire.
Ce qu’Oxygen DW ne collecte pas par l’application
Dans son fonctionnement décrit par la présente version, Oxy Finance ne téléverse pas la base de données financière vers les serveurs d’Oxygen DW; ne synchronise pas les opérations financières avec un nuage Oxygen DW; ne se connecte pas aux comptes bancaires, aux cartes, aux agences de crédit ou aux plateformes de courtage; n’accède pas aux mots de passe bancaires; n’active pas la caméra, le microphone, les contacts ou la localisation; et n’intègre pas de réseau publicitaire ni de mécanisme de vente de données.
Les valeurs de placements sont saisies manuellement. Les documents générés et les exportations ne sont transmis à personne par Oxygen DW. Cette description sera mise à jour avant l’activation de toute fonction qui modifierait matériellement ces pratiques.
Finalités et nécessité
Le traitement local sert exclusivement à exécuter les actions demandées : enregistrer et classer des opérations; calculer des totaux et soldes; préparer des factures, tableaux de bord et rapports; gérer des clients, fournisseurs, taxes et placements; restaurer une sauvegarde; exporter ou imprimer des documents; et appliquer les préférences de l’utilisateur.
Oxy Finance limite les champs et les accès aux renseignements raisonnablement nécessaires à ces fonctions. Aucun renseignement local n’est réutilisé par Oxygen DW pour déterminer la solvabilité, prendre une décision automatisée à l’égard d’une personne, établir un profil commercial ou entraîner un modèle d’intelligence artificielle.
Consentement et renseignements concernant des tiers
L’utilisateur choisit les renseignements qu’il inscrit et déclenche lui-même les opérations de sauvegarde, d’importation et d’exportation. Cette action manifeste sa volonté d’utiliser les renseignements aux seules fins fonctionnelles décrites ici. Lorsque des renseignements sensibles sont requis par une fonction, l’utilisateur doit en comprendre la nature avant de les saisir.
Si l’utilisateur inscrit les renseignements d’un client, fournisseur, employé ou autre tiers, il lui appartient de disposer de l’autorisation ou d’un autre fondement juridique valable, de ne conserver que les renseignements nécessaires, de respecter les droits de cette personne et d’utiliser les documents produits de façon licite. Oxygen DW ne devient pas détenteur de ces données du seul fait que le logiciel les traite localement.
Stockage local, sauvegardes et exportations
Les données de l’application sont conservées dans l’environnement Windows de l’utilisateur. Les copies de sauvegarde, fichiers CSV ou PDF, factures et autres exportations sont créés uniquement lorsque l’utilisateur le demande et à l’emplacement qu’il choisit. Ils peuvent alors se trouver sur un disque local, un support amovible, un dossier réseau ou un dossier synchronisé par un service tiers.
Oxygen DW ne contrôle pas les emplacements choisis. Si un dossier OneDrive, Dropbox, Google Drive ou un autre service synchronisé est utilisé, le fournisseur concerné peut traiter le fichier selon ses propres conditions. L’utilisateur doit vérifier la configuration, les accès partagés, le chiffrement et le lieu de traitement applicables avant d’y placer une sauvegarde.
Communication, publication et vente
Oxygen DW ne communique, ne diffuse ni ne vend les données financières conservées localement, puisqu’elle n’y a pas accès. L’application ne publie aucune information sur Internet et n’envoie aucune donnée à des annonceurs, courtiers en données ou partenaires commerciaux.
Une communication peut uniquement résulter d’une action distincte de l’utilisateur — par exemple joindre volontairement une capture, une base ou un rapport à une demande de soutien — ou de l’utilisation par celui-ci d’un outil externe d’envoi, de partage, de sauvegarde ou d’impression. Toute demande légale reçue par Oxygen DW ne peut viser que des renseignements qu’elle détient effectivement.
Microsoft Store, achat et licence
Le téléchargement, la mise à jour, l’achat, l’abonnement et la validation de droits peuvent être administrés par Microsoft. Microsoft peut alors traiter les identifiants de compte, données de transaction, informations techniques et diagnostics nécessaires selon sa propre déclaration de confidentialité. Oxygen DW ne reçoit pas les numéros complets de carte de paiement et ne contrôle pas le traitement réalisé de façon indépendante par Microsoft.
Les renseignements financiers que l’utilisateur crée dans Oxy Finance ne sont pas transmis à Microsoft par l’application aux fins de publication, de publicité ou d’analyse commerciale. La présente politique ne remplace pas la Déclaration de confidentialité Microsoft.
Soutien technique et communications volontaires
Lorsqu’une personne communique avec Oxygen DW, elle peut fournir son nom, son adresse courriel, son numéro de téléphone, le contenu du message, la version de Windows et de l’application, ainsi que les fichiers qu’elle choisit de joindre. Ces renseignements servent à authentifier la demande, répondre, diagnostiquer le problème, assurer le suivi, prévenir les abus et respecter les obligations légales.
Il ne faut jamais transmettre une base complète, un relevé bancaire, un numéro de carte, un numéro d’assurance sociale, un mot de passe ou une pièce d’identité sauf demande expresse, nécessité démontrée et canal convenu. Avant d’envoyer une capture ou un document, l’utilisateur doit masquer les renseignements non pertinents. Oxygen DW demandera le minimum nécessaire.
Conservation et destruction
Les données locales demeurent sur l’appareil jusqu’à ce que l’utilisateur les modifie ou les supprime, désinstalle l’application ou efface les fichiers concernés. Une désinstallation peut ne pas supprimer automatiquement les sauvegardes et exportations placés ailleurs; l’utilisateur doit les repérer et les détruire de manière sécuritaire lorsqu’ils ne sont plus requis.
Les renseignements reçus par le soutien sont conservés seulement pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, au maintien raisonnable de l’historique, à la sécurité, à la prévention de la fraude et aux délais légaux applicables. À l’expiration de cette durée, ils sont détruits ou anonymisés de manière raisonnable, sous réserve des copies de sauvegarde assujetties à un cycle de rotation et des obligations de conservation.
Mesures de sécurité et responsabilités de l’utilisateur
Oxygen DW applique des mesures administratives et techniques proportionnelles aux renseignements qu’elle détient. Toutefois, aucun appareil ni mode de stockage n’est exempt de risque. La conservation locale réduit les transferts, mais la protection dépend également de l’ordinateur et des choix de l’utilisateur.
L’utilisateur devrait protéger sa session Windows par un mot de passe ou Windows Hello, activer le chiffrement de l’appareil lorsque disponible, installer les mises à jour, utiliser un antivirus et un pare-feu, limiter les comptes administrateurs, verrouiller l’écran, conserver des sauvegardes chiffrées, contrôler les dossiers partagés et supprimer de façon sécuritaire les appareils ou supports cédés. Il est responsable des accès accordés à d’autres utilisateurs du même PC et des destinataires de ses exportations.
Incident de confidentialité
Si Oxygen DW a des motifs de croire qu’un incident concerne un renseignement personnel qu’elle détient, elle prendra les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et empêcher la répétition. Lorsque la loi l’exige, elle évaluera le risque de préjudice sérieux, avisera les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information du Québec, et tiendra un registre des incidents.
La perte, le vol ou la compromission de l’ordinateur ou d’une sauvegarde sous le contrôle exclusif de l’utilisateur doit être traité immédiatement par celui-ci : déconnexion des services synchronisés, modification des accès, avis aux personnes ou institutions concernées et consultation des autorités compétentes selon le risque. Oxygen DW peut fournir des indications sur les fichiers de l’application, mais ne peut effacer à distance les données locales.
Droits des personnes
Une personne peut demander à Oxygen DW de confirmer l’existence de renseignements personnels qu’elle détient à son sujet, d’y avoir accès, de les faire rectifier s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou d’en demander la suppression lorsque le droit applicable le permet. Elle peut aussi retirer un consentement pour l’avenir, demander de l’information sur l’usage et les communications, ou formuler une plainte.
Pour les données présentes uniquement dans Oxy Finance, l’utilisateur exerce directement son contrôle dans l’application : consultation, correction, exportation et suppression. Oxygen DW ne peut fournir une copie ni corriger une donnée locale qu’elle ne possède pas. Une demande adressée au Responsable doit permettre de vérifier raisonnablement l’identité du demandeur; une réponse sera fournie dans les délais prévus par la loi, sous réserve des exceptions applicables.
Cadre juridique et transferts hors Québec
Cette politique est élaborée en tenant compte de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modernisée par la Loi 25, ainsi que, lorsqu’elle s’applique, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada. Elle vise aussi à fournir les renseignements demandés par les politiques du Microsoft Store.
Les données financières locales ne sont pas transférées hors Québec par Oxygen DW. Si Oxygen DW devait communiquer à l’extérieur du Québec un renseignement qu’elle détient, elle procéderait, lorsque requis, à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et mettrait en place les garanties contractuelles appropriées. La juridiction applicable dépend notamment du lieu de l’utilisateur et de la nature de l’activité.
Mineurs
Oxy Finance est un outil financier général et ne cible pas les enfants. Un mineur ne devrait l’utiliser et fournir des renseignements personnels qu’avec l’autorisation et la supervision d’un parent ou tuteur lorsque la loi l’exige. L’utilisateur adulte demeure responsable des renseignements concernant un mineur qu’il inscrit dans l’application.
Modifications et transparence
Cette politique peut être modifiée pour refléter une nouvelle fonction, une nouvelle obligation ou une évolution des pratiques. La date de mise à jour figure en tête de page. Une modification importante sera portée à l’attention des utilisateurs par un moyen raisonnable avant sa prise d’effet lorsque la loi le requiert. Les versions futures ne réduiront pas rétroactivement les droits applicables aux renseignements déjà traités.
Les engagements décrits correspondent au fonctionnement déclaré d’Oxy Finance à la date indiquée. Cette politique constitue une information sur les pratiques de confidentialité et non un avis juridique individuel.
Questions, demandes et plaintes
Écrivez au Responsable de la protection des renseignements personnels à admin@oxygendw.com en indiquant « Confidentialité — Oxy Finance » dans l’objet. Vous pouvez aussi écrire à Oxygen DW, 142, rue Berthiaume, Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec) J2Y 1E8, Canada.
Une personne insatisfaite de la réponse peut communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec ou, lorsque sa compétence s’applique, avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.